¡Cuidado con las dietas! Recomendaciones para las dietas pagadas a los trabajadores

Hacienda está comprobando si las dietas pagadas a los trabajadores deben quedar exentas de tributación. ¡Pero en lugar de solicitar los datos a la empresa, realiza su comprobación frente a los propios trabajadores!

Dietas exentas

Por motivos laborales. Si su empresa tiene empleados que, por las tareas que realizan, se desplazan a menudo (comerciales, técnicos, etc.), lo más probable es que les satisfaga dietas que les compensen los gastos en los que incurran. Apunte. Y precisamente por tener este carácter compensatorio, estas dietas no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en el IRPF, por lo que su empresa no debe retener sobre ellas.

Comprobaciones

Frente al trabajador. Pues bien, cuando Hacienda quiere comprobar dichas dietas, muchas veces inicia un procedimiento de comprobación frente al trabajador (en lugar de hacerlo frente a la empresa). ¡Atención! Ello deja al afectado en una situación de indefensión:

El trabajador no dispone de los justificantes que permiten acreditar que las dietas están exentas (ya que, al ser gasto de la empresa, quedan en poder de ésta). ¡Atención! Y en muchas ocasiones le es difícil obtenerlos (sobre todo si la relación laboral ha finalizado).

Ello, unido a que Hacienda suele ser restrictiva a la hora de valorar los documentos aportados, hace que, en muchos casos, el empleado se vea obligado a tributar en el IRPF por dichas dietas, quedándole únicamente la opción de los tribunales para que le den la razón.

¡Atención! Además, al haber un procedimiento ya iniciado, Hacienda no admite que el trabajador se acoja a la regla que le permite imputar en su IRPF las retenciones no practicadas por la empresa.

¿Qué hacer?
 
Alegaciones. Si se encuentra en una situación como la indicada y Hacienda gira una liquidación a cargo del trabajador –porque éste no ha podido aportar unos justificantes que no están en su poder–, alegue indefensión. Apunte. Alegue también que la calificación de estas rentas como exentas fue realizada por la empresa, por lo que es a ésta a quien se le deben solicitar las pruebas que justifiquen dicha exención.
Asumidos por la empresa. Para evitar este riesgo, los más práctico es que todos los gastos que soporten sus trabajadores en sus desplazamientos sean satisfechos directamente por su empresa (evitando pagos a tanto alzado). Puede hacerlo, por ejemplo, entregándoles una tarjeta de crédito. Apunte. De esta forma la empresa no deberá declarar en el resumen anual de retenciones (modelo 190) que ha satisfecho dietas.

Alegue indefensión, ya que el trabajador no puede aportar unos justificantes de los que no dispone. Para evitar estas situaciones, lo mejor es que todos los gastos los asuma directamente la empresa.